Waarom is digitalisering belangrijk?

Geplaatst op 4 september 2019

Het is belangrijk om efficiënt te kunnen werken. Naar een archief heen en weer lopen is vaak niet efficiënt. Veel beter is het om vanaf de werkplek toegang te hebben tot het gedigitaliseerde archief. Ook hebben op deze manier meer mensen toegang tot hetzelfde document. Dat voorkomt dringen bij het archief en dat een specifiek document niet raadpleegbaar is omdat het simpelweg bij een collega op het bureau ligt. Lees snel verder en ontdek de verschillende voordelen van digitalisering.

Wat is digitalisering?

Wanneer we spreken over digitalisering dan gaat het om het vertalen van een analoog- naar een digitaal medium. Voor het woord medium mogen we ook drager van informatie gebruiken. Een papieren document naar een database vertalen is mogelijk met een scanner. Zo is het veel eenvoudiger om het te raadplegen. Meerdere mensen kunnen nu werken met dit document. Als je dit doet voor je gehele papieren archief, dan heb je naast een snelle workflow ook de beschikking over andere voordelen:

• Veilig tegen waterschade en brand
• Door een backup van je archief kun je een restore doen

Wat valt onder digitalisering?

Er zijn meerderen manieren die we vaak zien bij het digitaliseren van analoge zaken. Film, microfilm en beeld- en geluidsfilm worden opvraagbaar gemaakt. Dit is een zeer voordelige actie om de levensduur van de materialen te verlengen. Natuurlijk is het belangrijk om een gedegen backup te maken van je archief. Het is ook mogelijk om documenten mondjes maat te laten digitaliseren, dat scheelt vaak in de kosten en het is praktisch. Het nadeel is natuurlijk dat je niet direct je archief veilig stelt door een algehele digitalisering.

Privacy en digitalisering

Het is belangrijk om te beseffen dat de digitaliseren van documenten het terrein van de privacy raakt. Een bedrijf dat digitaliseert, bijvoorbeeld medische dossiers, moet zich houden aan alle gestelde regels over de bescherming van persoonsgegevens. Dit is in het verleden niet altijd goed gegaan. Tegenwoordig is er scherper toezicht op dit soorten processen.

Opschonen

Je archief om de zoveel tijd opschonen is een goed idee. Al was het maar in het kader van ruimtebeperking. Natuurlijk is een informatie update ook belangrijk bij opschonen. Verouderde in onbruik geraakt informatie verwijderen uit het archief is in vele gevallen een goede strategie om efficiënt werken te bevorderen.

Hoe is digitalisering ontstaan?

Een ijkpunt voor veel historici is de introductie van het internet voor het grote publiek, nu zo’n 25 jaar geleden. De eerste websites waren voor het grootste deel gemaakt door instellingen en organisaties. We noemen dit vaak web 1.0. Daarna kwam web 2.0, waarbij ook particulieren en diverse commerciële toepassingen prominenter aanwezig werden op het wereldwijde web. Denk hierbij aan persoonlijke blogs en webwinkels. Ook het aantal apparaten waarmee je op internet kon, nam toe in aantal. Zo waren de smartphone en de tablet nieuwe vensters op het internet. Natuurlijk ging de snelheid van het internet met sprongen vooruit. Vanaf 2015 spreken we van web 3.0 waarbij koelkasten, auto’, maar ook drones en robots gebruik kunnen maken van het internet. Termen als cloud computing en Big Data spelen vanaf dat moment een rol. Digitalisering begint natuurlijk al vele jaren eerder, op het moment dat de eerste digitale machines kwamen om mee te rekenen. Een van de eerste digitale rekensystemen werd in 1938 ontworpen, dit was een voorloper van wat men later de computer zou noemen. Het gaat hier om de digitalisering van ons calculatievermogen.

Lees verder in ons blog

• Veiligheid en groei van betonplaten23 april 2024
• Optimaal Profiteren van een Professioneel Administratiekantoor voor Bedrijven24 januari 2024
• Personeelsfeest ideeën: Onvergetelijke feesten met Flitz Events18 december 2023
• Het crypto avontuur: makkelijker dan je denkt!15 december 2023