Geplaatst op
Archiveren is het opslaan van informatie zodat het makkelijk nogmaals gevonden en gebruikt kan worden. Vaak gaat dit online (archief digitaliseren), zodat je plaatsonafhankelijk bij je documenten kunt komen. Het enige wat je daarvoor nodig hebt, is een internetverbinding. Daarnaast bespaar je flink wat ruimte en heb je goede beveiligingsmogelijkheden, zodat je documenten veilig opgeborgen zitten. Mocht je net zijn begonnen met het archiveren van je archief, of als je alvast aan het informeren bent, lees dan de onderstaande tips door.
Tips bij digitaal archiveren
Hieronder vind je handige tips bij het digitaal archiveren van je documenten. Door deze tips te volgen, zal het digitaliseren een stuk soepele, sneller en goedkoper verlopen.
Bepaal het doel van het archiveren: wat wil je ermee bereiken?
Wat ga je archiveren en waarom ga je het archiveren? Door deze twee vragen te beantwoorden, weet je de omvang van je project en daardoor ook wat je ervoor nodig hebt. Zo kun je je beter voorbereiden op het archiveringsproject. Denk ook aan waar je archief aan moet voldoen? Oftewel, wat zijn de functionele eisen?
Wat wil je dat het je oplevert?
Documenten archiveren kan je meerdere dingen opleveren: je kunt sneller bij je documenten, ze zitten veiliger opgeborgen of het bespaart je veel ruimte. Ga voor jezelf na wat het je op moet leveren, zodat je vooraf beter weet welke richting je op moet en welke middelen je daarvoor nodig hebt.
Draagvlak
Als projectleider bij het digitaliseren van je archief is het belangrijk om draagvlak te creëren. Maak een projectgroep met maximaal 6 mensen en zorg dat je vooraf dezelfde doelstellingen hebt. Tijdens het kiezen van deze groep, is het goed om mensen te kiezen die veranderingsbereid zijn. Anders kun je tegen het probleem aan lopen dat er een trage en lange besluitvorming is.