NBV Site

Archieven digitaliseren: hoe werkt dat?

Geplaatst op

Archiveren is het opslaan van informatie zodat het makkelijk nogmaals gevonden en gebruikt kan worden. Vaak gaat dit online (archief digitaliseren), zodat je plaatsonafhankelijk bij je documenten kunt komen. Het enige wat je daarvoor nodig hebt, is een internetverbinding. Daarnaast bespaar je flink wat ruimte en heb je goede beveiligingsmogelijkheden, zodat je documenten veilig opgeborgen zitten. Mocht je net zijn begonnen met het archiveren van je archief, of als je alvast aan het informeren bent, lees dan de onderstaande tips door.

Tips bij digitaal archiveren

Hieronder vind je handige tips bij het digitaal archiveren van je documenten. Door deze tips te volgen, zal het digitaliseren een stuk soepele, sneller en goedkoper verlopen.

Bepaal het doel van het archiveren: wat wil je ermee bereiken?

Wat ga je archiveren en waarom ga je het archiveren? Door deze twee vragen te beantwoorden, weet je de omvang van je project en daardoor ook wat je ervoor nodig hebt. Zo kun je je beter voorbereiden op het archiveringsproject. Denk ook aan waar je archief aan moet voldoen? Oftewel, wat zijn de functionele eisen?

Wat wil je dat het je oplevert?

Documenten archiveren kan je meerdere dingen opleveren: je kunt sneller bij je documenten, ze zitten veiliger opgeborgen of het bespaart je veel ruimte. Ga voor jezelf na wat het je op moet leveren, zodat je vooraf beter weet welke richting je op moet en welke middelen je daarvoor nodig hebt.

Draagvlak

Als projectleider bij het digitaliseren van je archief is het belangrijk om draagvlak te creëren. Maak een projectgroep met maximaal 6 mensen en zorg dat je vooraf dezelfde doelstellingen hebt. Tijdens het kiezen van deze groep, is het goed om mensen te kiezen die veranderingsbereid zijn. Anders kun je tegen het probleem aan lopen dat er een trage en lange besluitvorming is.

Gerelateerde berichten

Veiligheid en groei van betonplaten

In onze samenleving spelen betonplaten een vaak onopgemerkte, maar essentiële rol, waar ze niet alleen bijdragen aan de veiligheid en efficiëntie...

Lees meer

Optimaal Profiteren van een Professioneel Administratiekantoor voor Bedrijven

Een goed beheerde administratie vormt het fundament van elk succesvol bedrijf. Het is de sleutel tot het nemen van weloverwogen beslissingen, het...

Lees meer

Over ons

Contactgegevens

Via info @ domein.nl neem je eenvoudig contact met ons op. We beantwoorden je vragen zo snel mogelijk.

© 2024 Alle rechten voorbehouden